Kyläseuran toiminta elää ja kukoistaa teidän kaikkien aktiivien ansiosta. Jaostot ja työryhmät tekevät arvokasta työtä, joka rikastuttaa koko kyläyhteisön elämää ja tuo iloa monille. Tämä ohjeistus on laadittu helpottamaan arkea ja varmistamaan, että toiminta pysyy selkeänä, sujuvaa, tasavertaisena ja läpinäkyvänä kaikille. Toivomme, että ohjeista on apua käytännön työssä – ja että ne antavat turvaa ja selkeyttä, jotta voitte keskittyä siihen tärkeimpään: yhteisön hyväksi toimimiseen. Muistattehan että kyläseuran hallitus on mahdollistaja joka auttaa niin ylä- kuin alamäissä.
Jaostojen ja työryhmien tulee pitää pöytäkirjoja kokouksistaan ja tallettaa ne kyläseuran Driveen omaan kansioon. On hyvä että jaosto kokoontuu vähintään kerran vuodessa tehdäkseen toimintasuunnitelman ja budjetin, sekä toimintakertomuksen. Tämä on erityisen tärkeää mikäli jaosto saa rahoitusta. Dokumentit toimitetaan kyläseuran vuosikokoukseen. Yhden jaoston jäsenen tulee osallistua kyläseuran vuosikokoukseen.
Jaostot voivat hakea avustuksia toimintaansa, jolla hankitaan palveluita, tarvikkeita tai erilaista kiinteää omaisuutta jaoston tai sen ylläpitämän kohteen tarpeisiin.
Suurissa hankkeissa (koko projektin budjetti yli 3000€) hankesuunnitelma, budjetti ja saadut tarjoukset tulee toimittaa kyläseuran hallitukselle tiedoksi ja ne tallennetaan kyläseuran Drive-kansioon sähköisessä muodossa.
Ostot ja tilaukset tulee mieluiten tehdä niin että lasku niistä tulee suoraan kyläseuralle ja se maksetaan kyläseuran kirjanpito-ohjelmasta, joko laskuna tai Tj voi suorittaa maksun sovitulla muulla tavalla kuten käteismaksuna, verkko-ostoksena tms. Näissä tapauksissa tulee olla yhteydessä Tj:n kanssa.
Jaostot voivat maksaa palkkaa/työkorvausta työnsuorittajille. Pitkissä projekteissa, jotka ovat yksi- tai useampi vuotisia, palkanmaksu on kuukausittaista. Lyhyet projektit maksetaan työkorvauksena. Mikäli pitkissä projekteissa palkanmaksu tapahtuu kausittain korvaus maksetaan työkorvauksena. Palkkion/työsuorituksen voi myös laskuttaa yrittäjänä tai laskutusosuuskunnan kautta.
Apurahaa haettaessa on hyvä eritellä selkeästi, että osa rahoituksesta käytetään palkanmaksuun. Palkat ja palkkiot tulee myös näkyä jaoston budjetissa. Tämä tulee tehdä läpinäkyvästi ja avoimesti.
Palkallisen projektin voi myös toteuttaa niin, että työryhmä hakee avustusta hankkeelle, jossa hakee palkkiota itselleen, silloin on hyvä osoittaa hanketta suunniteltaessa tarvittava osaaminen/koulutus tehtävään. Näissä tapauksissa projektin vetäjät hoitavat sekä suunnittelun ja projektin toteutuksen ja apurahojen hakemisen itse. Kyläseuran hallitusta on hyvä tiedottaa jo projektin suunnitteluvaiheessa. Kyläseuran hallitus voi avustaa tarvittaessa rekrytoinnissa.
Jos hankinta* summa on yli 3000€ tulee jaoston pyytää tarjoukset 3 toimittajalta. Pyyntö on hyvä julkaista kylän sähköpostilistalla ja kyläseuran verkkosivuilla, sekä mahdollisesti somessa. Jaosto voi itse päättää millä perusteilla tarjous hyväksytään, eli hyväksytyn tarjouksen ei tarvitse olla edullisin vaan esim tarkoituksenmukaisin. Jos hankinnan tai hankkeen budjetti ylittää 10 000€ tulee kyläseuran hallituksen hyväksyä tarjous ja hankebudjetti.
*Tässä hankinnalla tarkoitetaan niin tavaraa, palvelua kuin palkkaamistakin.
Jaostojen ja työryhmien budjetin tulee perustua saatuihin apurahoihin ja tarjouksiin.
Kaikki rahaliikenne tulee olla todennettavissa. Jaostojen vastuulla on budjettiseuranta ja budjetissa pysyminen.
Kaikki kuitit pitää tallettaa digitaalisessa muodossa ja lähettää toiminnanjohtajalle tai tallettaa jaoston Driveen.
Käteiskassan pitäminen ei ole suositeltavaa. Pieniä käteiskassoja voi eri tapahtumien ja toimintojen yhteydessä olla jotta esim tuotemyynti on mahdollista.
Käteiskassat tulee tallettaa kyläseuran tilille vuosittain ja raportoida. Mahdollinen tuotemyynti voidaan tehdä verkkokaupassa, Zettle-maksupäätteellä tai kyläseuran Mobilepayllä. Välineistöt ja ohjeet saa Tj:ltä. Tj luo tuotteet verkkokauppaan jaostojen toiveiden mukaan.
Jaostojen ja työryhmien tulee ottaa budjeteissaan huomioon Kyläseuran kirjanpidosta, pankkipalveluista, verkkosivuista ja muista palveluista koostuvat hallintokulut ja mahdolliset palkanlaskenta kustannukset. Tj antaa arvion tarvittaessa kustannuksista.
Myös projektityöryhmät ja yksittäiset tekijät voivat anoa Kyläseuran hallitukselta mahdollisuutta hakea rahoitusta projekteille ja hankkeille. Pyyntö tulee tehdä Tj:n kautta Kyläseuran hallitukselle, joka käsittelee asian hallituksen kokouksessa. Työryhmiä ja yksittäisiä tekijöitä koskevat samat säännöt, kuin jaostoja.
Kaikissa yksittäisissä projekteja koskevissa päätöksissä Kyläseuran hallitus pohtii hankkeen/projektin sopivuutta Kyläseuran toiminnan alaisuuteen. Useimmiten hankkeiden tulee hyödyttää ruukkia ja sen asukkaita, erityisesti lapsia, nuoria ja vanhuksia, mutta myös muita kohderyhmiä. Hankkeen tulee olla saavutettavissa matalalla kynnyksellä ja pohjautua Kyläseuran arvoihin. Mikäli hanke ei ole Kyläseuran arvojen ja toiminnan mukaista toimintaa voi kyläseuran hallitus hylätä hakemuksen/ehdotuksen.