Byaföreningens verksamhet lever och blomstrar tack vare er alla aktiva medlemmar. Sektionerna och arbetsgrupperna gör ett värdefullt arbete som berikar hela bygemenskapens liv och skapar glädje för många. Dessa anvisningar har tagits fram för att underlätta vardagen och säkerställa att verksamheten förblir tydlig, smidig, jämlik och transparent för alla. Vi hoppas att riktlinjerna är till hjälp i det praktiska arbetet – och att de ger trygghet och tydlighet så att ni kan fokusera på det viktigaste: att arbeta för gemenskapens bästa. Kom ihåg att byaföreningens styrelse fungerar som möjliggörare och hjälper till både i med- och motgångar.
Sektioner och arbetsgrupper ska föra protokoll över sina möten och spara dem i byaföreningens Drive-mapp i den egna sektionens mapp. Det är bra om sektionen sammanträder minst en gång per år för att göra en verksamhetsplan och budget samt en verksamhetsberättelse. Detta är särskilt viktigt om sektionen får finansiering. Dokumenten lämnas in till byaföreningens årsmöte. Minst en medlem från varje sektion ska delta i byaföreningens årsmöte.
Sektionerna kan ansöka om bidrag för sin verksamhet för att köpa tjänster, material eller olika former av fast egendom för sektionens eller dess verksamhetsobjekts behov.
Vid större projekt (projektbudget över 3000 euro) ska projektplan, budget och inkomna offerter lämnas till byaföreningens styrelse för kännedom och sparas elektroniskt i byaföreningens Drive-mapp.
Inköp och beställningar bör i första hand göras så att fakturan skickas direkt till byaföreningen och betalas via byaföreningens bokföringsprogram, antingen som faktura eller på annat överenskommet sätt, till exempel kontantbetalning eller nätköp. I dessa fall ska kontakt tas med verksamhetsledaren.
Sektioner kan betala lön eller arbetsersättning till personer som utför arbete. I långvariga projekt, som pågår ett eller flera år, sker löneutbetalningen månadsvis. Kortare projekt betalas som arbetsersättning. Om löneutbetalning i längre projekt sker säsongsvis, betalas ersättningen som arbetsersättning. Ersättningen kan också faktureras via eget företag eller faktureringsandelslag.
Vid ansökan om bidrag är det bra att tydligt specificera att en del av finansieringen används till löneutbetalning. Löner och arvoden ska också framgå i sektionens budget. Detta ska göras transparent och öppet.
Ett avlönat projekt kan också genomföras så att arbetsgruppen ansöker om finansiering för ett projekt där gruppen själv söker ersättning för sitt arbete. Då är det viktigt att redan i planeringsskedet visa att gruppen har den kompetens eller utbildning som krävs för uppgiften. I dessa fall ansvarar projektledarna själva för planering, genomförande och ansökan om bidrag. Det är bra att informera byaföreningens styrelse redan i projektets planeringsskede. Styrelsen kan vid behov hjälpa till med rekrytering.
Om inköpssumman* överstiger 3000 euro ska sektionen begära offerter från tre leverantörer. Förfrågan bör publiceras på byns e-postlista och byaföreningens webbplats samt eventuellt i sociala medier. Sektionen kan själv besluta på vilka grunder en offert godkänns – den godkända offerten behöver alltså inte vara den billigaste utan kan till exempel vara den mest ändamålsenliga.
Om budgeten för ett inköp eller projekt överstiger 10 000 euro ska byaföreningens styrelse godkänna offerten och projektbudgeten.
*Med inköp avses här både varor, tjänster och anställningar.
Sektionernas och arbetsgruppernas budget ska basera sig på beviljade bidrag och offerter.
All ekonomisk verksamhet ska kunna verifieras. Sektionerna ansvarar för budgetuppföljning och för att hålla sig inom budgeten.
Alla kvitton ska sparas i digital form och skickas till verksamhetsledaren eller sparas i sektionens Drive-mapp.
Det rekommenderas inte att hålla kontantkassa. Små kontantkassor kan dock förekomma i samband med olika evenemang och verksamheter för att möjliggöra till exempel produktförsäljning.
Kontantkassor ska årligen sättas in på byaföreningens konto och redovisas. Produktförsäljning kan också ske via webbutik, Zettle-betalterminal eller byaföreningens MobilePay. Utrustning och instruktioner fås av verksamhetsledaren. Verksamhetsledaren skapar produkter i webbutiken enligt sektionernas önskemål.
Sektioner och arbetsgrupper ska i sina budgetar beakta administrativa kostnader för bokföring, banktjänster, webbplats och andra tjänster samt eventuella kostnader för löneadministration. Verksamhetsledaren ger vid behov en uppskattning av kostnaderna.
Även projektarbetsgrupper och enskilda personer kan ansöka hos byaföreningens styrelse om möjlighet att söka finansiering för projekt och initiativ. Ansökan ska lämnas via verksamhetsledaren till byaföreningens styrelse, som behandlar ärendet vid ett styrelsemöte. Samma regler gäller för arbetsgrupper och enskilda personer som för sektioner.
Vid alla beslut som gäller enskilda projekt överväger byaföreningens styrelse om projektet lämpar sig för verksamhet inom byaföreningens ramar. I de flesta fall ska projekten gynna bruket och dess invånare, särskilt barn, unga och äldre, men också andra målgrupper. Projektet ska vara lättillgängligt och bygga på byaföreningens värderingar. Om projektet inte överensstämmer med byaföreningens värderingar och verksamhet kan styrelsen avslå ansökan eller förslaget.